Làm bảng lương online cho nhiều nhân viên theo từng bước

Từ ngày 01/07/2026, mức lương cơ sở thay đổi theo khoản 2 Điều 3 Nghị định số 161/2026/NĐ-CP, ảnh hưởng đến giới hạn đóng bảo hiểm gắn với mức tham chiếu. Khi lập bảng lương năm 2026, bạn cần chọn đúng kỳ áp dụng và vùng lương tối thiểu. Sau đó, chỉ cần nhập danh sách nhân viên cùng mức lương để có kết quả bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, thực nhận và chi phí doanh nghiệp cho cả tháng.

1. Một bảng lương nhân viên cần có những cột nào?

Bảng lương tháng thường được dùng để trả lời những câu hỏi rất cụ thể: mỗi nhân viên được trả bao nhiêu, phải trừ những khoản nào và doanh nghiệp cần chuẩn bị tổng cộng bao nhiêu tiền.

Một mẫu bảng lương nhân viên Excel 2026 dùng cho kế toán nội bộ nên có các nhóm thông tin sau:

Trong đó:

• Lương gross là tiền lương trước khi trừ các khoản bảo hiểm thuộc trách nhiệm người lao động và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
• Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là các khoản cần xác định theo đối tượng và tiền lương làm căn cứ đóng.
• Thu nhập tính thuế là phần thu nhập sau khi trừ các khoản được phép theo quy định, khác với thu nhập chịu thuế.
• Lương thực nhận là khoản còn lại sau các khoản trừ được tính trong bảng.

Để nhập dữ liệu vào công cụ, bạn chỉ cần chuẩn bị bốn cột: "Họ tên", "Lương gross", "Lương đóng bảo hiểm" và "Người phụ thuộc". Các cột kết quả được tính tự động.

Cách bố trí này phù hợp với kế toán doanh nghiệp nhỏ, người phụ trách nhân sự và chủ hộ kinh doanh có thuê lao động hưởng lương tháng. Những đơn vị có ngày công, ca làm hoặc nhiều loại phụ cấp vẫn cần bảng chấm công và dữ liệu bổ sung riêng.

2. Bước 1: Chọn kỳ tính và vùng lương tối thiểu

Phía trên bảng có hai thiết lập áp dụng chung cho toàn bộ nhân viên.

Chọn "Kỳ tính"

Bạn chọn một trong hai giá trị:

• "01-06/2026": dành cho bảng lương thuộc giai đoạn đầu năm.
• "Từ 07/2026": dành cho bảng lương từ tháng 07/2026 trở đi.

Đây là lựa chọn bộ tham số tính lương và bảo hiểm, không phải lựa chọn kỳ quyết toán thuế TNCN.

Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, nhưng khoản 2 Điều 29 quy định các nội dung liên quan đến tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026. Vì vậy, không nên hiểu rằng mọi quy định thuế mới chỉ áp dụng cho thu nhập phát sinh từ tháng 07/2026.

Đối với bảo hiểm, khoản 13 Điều 141 Luật BHXH số 41/2024/QH15 quy định mức tham chiếu bằng mức lương cơ sở khi chưa bãi bỏ mức lương cơ sở. Từ ngày 01/07/2026, mức lương cơ sở là 2.530.000 đồng/tháng theo khoản 2 Điều 3 Nghị định số 161/2026/NĐ-CP. Điều này có ý nghĩa khi xác định mức đóng tối đa theo điểm đ khoản 1 Điều 31 Luật BHXH số 41/2024/QH15.

Chọn "Vùng lương tối thiểu"

Tiếp theo, chọn "Vùng I", "Vùng II", "Vùng III" hoặc "Vùng IV".

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định số 293/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, mức lương tối thiểu tháng áp dụng trong năm 2026 như sau:

Địa bàn áp dụng được xác định theo khoản 3 Điều 3 và Phụ lục Nghị định số 293/2025/NĐ-CP.

Ví dụ, doanh nghiệp có nhân viên làm việc tại địa bàn thuộc Vùng I thì chọn "Vùng I". Bạn lập bảng riêng và chọn "Vùng II" cho nhân viên làm việc ở một địa bàn khác thuộc Vùng II.

Công cụ áp dụng một vùng cho toàn bảng, không chọn vùng riêng cho từng nhân viên.

Lưu ý: Lương tối thiểu vùng là căn cứ pháp lý cần đối chiếu với hợp đồng và điều kiện làm việc. Dấu cảnh báo của công cụ chỉ giúp phát hiện mức nhập cần xem lại, không thay thế việc xác định tiền lương đóng bảo hiểm theo quy định.

3. Bước 2: Tạo bảng trống và nhập thông tin nhân viên

Khi mở công cụ, bạn sẽ thấy một "bảng mẫu" có dữ liệu minh họa.

Bạn có thể sửa ngay những dòng này để thử cách tính. Khi bắt đầu lập bảng lương thực tế, bấm "Bắt đầu bảng trống" để nhập danh sách của đơn vị.

Mỗi nhân viên là một dòng, gồm bốn cột.

Cột "Họ tên"

Nhập tên nhân viên theo danh sách quản lý.

Ví dụ: Nguyễn Văn An, Trần Thị Bình.

Cột này dùng để nhận diện các dòng trong bảng và khi xuất file. Trường hợp đơn vị có nhiều người trùng tên, bổ sung mã nhân viên vào file quản lý nội bộ sau khi xuất.

Cột "Lương gross"

Nhập tổng lương gross cần tính cho nhân viên trong tháng.

Bạn có thể nhập số đầy đủ hoặc gõ tắt:

• 30tr tương ứng 30 triệu đồng.
• 850k tương ứng 850 nghìn đồng.

Công cụ nhận dạng cách viết tắt để giảm thao tác nhập liệu.

Với nhân viên có lương biến động theo tháng, hãy hoàn thành bước tính tiền lương thực tế trước khi điền cột này. Công cụ không tự lấy dữ liệu chấm công hay tính tiền làm thêm giờ.

Cột "Lương đóng bảo hiểm"

Nhập mức tiền lương dùng làm căn cứ đóng bảo hiểm của từng nhân viên.

Khi để trống cột này, công cụ mặc định tính bảo hiểm trên toàn bộ "Lương gross".

Đây là quy tắc nhập liệu của công cụ, không phải quy tắc xác định căn cứ đóng bảo hiểm trong mọi hợp đồng.

Theo điểm b khoản 1 Điều 31 Luật BHXH số 41/2024/QH15, với người lao động hưởng lương do người sử dụng lao động quyết định, căn cứ đóng BHXH bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Vì vậy, cần đối chiếu hợp đồng lao động trước khi nhập con số này, thay vì tự chọn một mức thấp hơn gross.

Cột "Người phụ thuộc"

Nhập số người phụ thuộc đủ điều kiện giảm trừ gia cảnh của nhân viên.

Công cụ cho phép nhập tối đa 20 người phụ thuộc trên mỗi dòng. Đây là giới hạn nhập liệu của giao diện, không phải số lượng người phụ thuộc tối đa do pháp luật quy định.

Theo khoản 1 Điều 10 Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15, mức giảm trừ của năm 2026 là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân người nộp thuế và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc. Khoản 3 Điều 10 của Luật này quy định mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế.

Bạn chỉ nhập số người thực tế đáp ứng điều kiện, có hồ sơ và thông tin cần thiết để áp dụng giảm trừ.

Thêm, sửa và xóa nhân viên

Khi nhập bằng bàn phím, nhấn Enter để chuyển xuống dòng dưới. Nếu đang ở dòng cuối, Enter sẽ tạo thêm một dòng mới.

Ngoài ra, bạn có các nút:

• "Thêm nhân viên": tạo một dòng mới.
• "Nhân bản": sao chép dữ liệu của một dòng để chỉnh sửa thành nhân viên khác.
• "Xóa": xóa dòng được chọn ngay, không có bước hỏi lại.
• "Xóa hết": xóa toàn bộ bảng.

Công cụ không giới hạn số dòng nhân viên.

Lập bảng cho nhiều người, dùng "Nhân bản" khi các thông tin gần giống nhau và sửa lại các giá trị tương ứng. Không nên dùng "Xóa hết" khi chưa lưu bản cần giữ.

4. Bước 3: Dán danh sách từ Excel để lập bảng lương hàng loạt

Đơn vị đã có bảng nhân viên trong Excel không cần nhập lại từng người.

Trước tiên, mở file danh sách đang sử dụng và sắp xếp dữ liệu theo thứ tự cột:

1. "Họ tên"
2. "Lương gross"
3. "Lương đóng bảo hiểm"
4. "Người phụ thuộc"

Ví dụ, danh sách chuẩn bị trong Excel có thể như sau:

Sau khi chuẩn bị, bạn làm theo các bước:

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần lấy trong Excel rồi sao chép.

Bước 2: Quay lại công cụ và bấm "Dán từ Excel". Bạn cũng có thể dùng Ctrl+V trên Windows hoặc Cmd+V trên Mac khi đang thao tác trong bảng.

Bước 3: Dán danh sách vào hộp thoại.

Bước 4: Đọc kết quả nhận diện dữ liệu. Hộp thoại sẽ hiển thị các thông báo như:

• "Đọc được N nhân viên".
• "bỏ qua N dòng không có lương hợp lệ".

Trong đó, N là số lượng dòng được công cụ nhận diện hoặc bỏ qua.

Bước 5: Chọn cách đưa dữ liệu vào bảng.

• "Thêm N dòng": giữ các dòng hiện tại và bổ sung danh sách vừa dán.
• "Thay cả bảng": thay thế toàn bộ dữ liệu đang có bằng danh sách mới.

Nếu file Excel có dòng tiêu đề, công cụ có thể nhận diện dữ liệu theo tên cột. Dữ liệu không có tiêu đề cần giữ đúng thứ tự bốn cột đã nêu.

Trước khi xác nhận, nên đối chiếu số nhân viên được nhận diện với số dòng có lương trong file gốc.

Đặc biệt chú ý thông báo bỏ qua dòng không có lương hợp lệ. Một nhân viên bị bỏ qua có thể khiến tổng chi phí cả tháng thiếu một khoản đáng kể.

Dán từ danh sách Excel đã chuẩn hóa là cách làm bảng lương nhanh mà không phải tự dựng các công thức tính bảo hiểm và thuế cho từng dòng.

5. Bước 4: Đọc kết quả lương của từng nhân viên

Sau khi nhập dữ liệu, các kết quả được tính trên từng dòng nhân viên.

Bạn sẽ thấy năm chỉ tiêu chính.

Bảo hiểm người lao động đóng

Với lao động Việt Nam thuộc diện tham gia đầy đủ các loại bảo hiểm bắt buộc thông thường, tỷ lệ phía người lao động gồm BHXH 8% theo điểm a khoản 1 Điều 33 Luật số 41/2024/QH15, BHYT 1,5% theo điểm a khoản 1 Điều 6 Nghị định số 188/2025/NĐ-CP và BHTN 1% theo khoản 1 Điều 4 Nghị định số 374/2025/NĐ-CP.

Tổng tỷ lệ thông thường là 10,5% trên căn cứ đóng tương ứng, trong phạm vi giới hạn và điều kiện áp dụng của từng loại bảo hiểm.

Thuế TNCN và lương thực nhận

Thuế TNCN được tính trên thu nhập tính thuế theo khoản 2 Điều 8 và biểu thuế lũy tiến từng phần tại Điều 9 Luật số 109/2025/QH15.

Trong bảng, "Thực nhận" được xác định bằng:

Lương gross - Bảo hiểm người lao động đóng - Thuế TNCN.

Kết quả chưa bao gồm các khoản tạm ứng, phạt bồi thường hợp pháp, điều chỉnh công nợ hoặc khoản cộng trừ riêng mà đơn vị đang quản lý ngoài công cụ.

Chi phí doanh nghiệp

Với lao động Việt Nam thuộc diện đóng đầy đủ bảo hiểm theo mức thông thường, phía người sử dụng lao động đóng BHXH 17% theo khoản 1 Điều 34 Luật số 41/2024/QH15, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp 0,5% theo khoản 1 Điều 4 Nghị định số 58/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, BHYT 3% theo điểm a khoản 1 Điều 6 Nghị định số 188/2025/NĐ-CP và BHTN 1% theo khoản 2 Điều 4 Nghị định số 374/2025/NĐ-CP.

Tổng tỷ lệ thông thường là 21,5%. Một số trường hợp có tỷ lệ, căn cứ hoặc chế độ giảm đóng khác theo quy định riêng.

Trong công cụ, "Chi phí doanh nghiệp" được tính bằng:

Lương gross + Bảo hiểm doanh nghiệp đóng.

Đây là chi phí lương theo phạm vi tính của bảng, chưa phải toàn bộ chi phí nhân sự hay số chi phí được trừ khi tính thuế của doanh nghiệp.

6. Bước 5: Xem tổng lương và tổng chi phí doanh nghiệp cả tháng

Khi có nhiều nhân viên, bạn không cần cộng từng dòng bằng máy tính.

Phía cuối bảng có dòng tổng cộng các chỉ tiêu. Nhờ đó, kế toán hoặc người quản lý có thể xem đồng thời tổng lương gross, bảo hiểm, thuế TNCN, thực nhận và chi phí doanh nghiệp.

Chỉ tiêu "Tổng chi phí lương doanh nghiệp / tháng" được xác định bằng tổng lương gross cộng tổng bảo hiểm doanh nghiệp đóng.

Ví dụ lập bảng lương cho hai nhân viên

Giả sử một doanh nghiệp lập bảng lương tháng 08/2026 với các thông tin:

• "Kỳ tính": "Từ 07/2026".
• "Vùng lương tối thiểu": "Vùng I".
• Hai nhân viên đều là cá nhân cư trú, lao động Việt Nam tham gia đầy đủ BHXH, BHYT và BHTN.
• Cả hai làm đủ tháng, không có phụ cấp miễn thuế, tiền thưởng riêng, giảm trừ bổ sung hoặc thu nhập khác cần xử lý.
• Doanh nghiệp áp dụng tỷ lệ bảo hiểm thông thường, không thuộc diện giảm đóng đặc biệt.

Dữ liệu đầu vào:

Tính cho Nguyễn Văn An

Bước 1 - Bảo hiểm người lao động đóng:

24.000.000 × 10,5% = 2.520.000 đồng.

Bước 2 - Thu nhập tính thuế:

24.000.000 - 2.520.000 - 15.500.000 = 5.980.000 đồng.

Khoản giảm trừ bản thân áp dụng theo điểm a khoản 1 Điều 10 Luật số 109/2025/QH15.

Bước 3 - Thuế TNCN:

Theo khoản 2 Điều 9 Luật số 109/2025/QH15, phần thu nhập tính thuế tháng đến 10 triệu đồng thuộc bậc thuế suất 5%.

5.980.000 × 5% = 299.000 đồng.

Bước 4 - Lương thực nhận:

24.000.000 - 2.520.000 - 299.000 = 21.181.000 đồng.

Bước 5 - Bảo hiểm doanh nghiệp đóng:

24.000.000 × 21,5% = 5.160.000 đồng.

Bước 6 - Chi phí doanh nghiệp:

24.000.000 + 5.160.000 = 29.160.000 đồng.

Tính cho Trần Thị Bình

Bước 1 - Bảo hiểm người lao động đóng:

18.000.000 × 10,5% = 1.890.000 đồng.

Bước 2 - Thu nhập sau bảo hiểm:

18.000.000 - 1.890.000 = 16.110.000 đồng.

Bước 3 - Giảm trừ gia cảnh:

15.500.000 + 6.200.000 = 21.700.000 đồng.

Do phần thu nhập sau bảo hiểm thấp hơn tổng giảm trừ gia cảnh nên thu nhập tính thuế bằng 0 đồng. Thuế TNCN trong ví dụ bằng 0 đồng.

Bước 4 - Lương thực nhận:

18.000.000 - 1.890.000 = 16.110.000 đồng.

Bước 5 - Bảo hiểm doanh nghiệp đóng:

18.000.000 × 21,5% = 3.870.000 đồng.

Bước 6 - Chi phí doanh nghiệp:

18.000.000 + 3.870.000 = 21.870.000 đồng.

Bảng kết quả cả tháng

Với dữ liệu giả định này, doanh nghiệp dự kiến chi trả thực nhận 37.291.000 đồng cho hai nhân viên. Tổng chi phí lương theo phạm vi của công cụ là 51.030.000 đồng.

Kinh phí công đoàn có nằm trong tổng chi phí không?

Chưa.

Theo điểm b khoản 1 Điều 29 Luật Công đoàn số 50/2024/QH15, kinh phí công đoàn được xác định bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, đối với các đơn vị thuộc phạm vi quy định.

Trong ví dụ, khoản kinh phí công đoàn tính riêng là:

42.000.000 × 2% = 840.000 đồng.

Khoản này được trình bày riêng và chưa cộng vào "Tổng chi phí lương doanh nghiệp / tháng".

Vì vậy, khi lập ngân sách tiền lương thực tế, bạn cần xem thêm kinh phí công đoàn và các khoản chi khác của đơn vị. Việc xác định nghĩa vụ đóng, miễn hoặc giảm kinh phí công đoàn phải đối chiếu Luật số 50/2024/QH15 và Nghị định số 105/2026/NĐ-CP.

7. Bước 6: Kiểm tra cảnh báo trước khi chốt bảng lương

Bảng có thể xuất hiện dấu cảnh báo khi "Lương đóng bảo hiểm" thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hoặc cao hơn mức tối đa được áp dụng trong phép tính.

Gặp cảnh báo, xem lại ba thông tin:

Thứ nhất, vùng đang chọn. Cả bảng dùng chung một vùng. Nếu nhân viên thuộc địa bàn khác vùng, cần tách bảng và tính lại.

Thứ hai, tiền lương đóng bảo hiểm. Đối chiếu hợp đồng lao động, mức lương theo công việc, phụ cấp lương và khoản bổ sung thường xuyên. Đừng sửa số chỉ để làm mất cảnh báo.

Thứ ba, giới hạn đóng bảo hiểm. Giới hạn đóng BHXH và BHYT có căn cứ khác với giới hạn đóng BHTN. Điểm đ khoản 1 Điều 31 Luật BHXH số 41/2024/QH15 và khoản 2 Điều 34 Luật Việc làm số 74/2025/QH15 quy định những giới hạn tương ứng.

Dấu cảnh báo cũng không kết luận một hợp đồng có vi phạm lương tối thiểu hay không. Muốn đánh giá đúng, còn phải xem hình thức trả lương, thời giờ làm việc và mức lương thỏa thuận.

Bạn cũng nên rà soát các dòng có lương bằng 0, thiếu thông tin hoặc số người phụ thuộc thay đổi so với tháng trước. Một nhân viên đã nghỉ việc nhưng vẫn còn trong danh sách có thể làm sai tổng lương.

8. Bước 7: Tải Excel, CSV hoặc in bảng lương

Sau khi đối chiếu dữ liệu, bạn có ba cách lấy kết quả.

"Tải Excel"

Bấm "Tải Excel" để lưu bảng lương về máy.

Tệp Excel phù hợp để lưu hồ sơ tính lương theo tháng, gửi bộ phận kế toán kiểm tra hoặc tiếp tục bổ sung những thông tin quản lý riêng.

Bạn có thể thêm cột mã nhân viên, số tài khoản ngân hàng, khoản tạm ứng, ghi chú và tình trạng đã thanh toán trong file quản lý nội bộ.

Nếu cần một mẫu bảng lương nhân viên Excel để sử dụng cho các tháng sau, hãy giữ một bản đã chuẩn hóa cấu trúc cột, rồi tạo bản sao cho từng kỳ lương.

"Tải CSV"

Bấm "Tải CSV" khi muốn nhận dữ liệu ở định dạng văn bản phân tách bằng dấu, thường thuận tiện cho việc nhập vào phần mềm khác.

File CSV xuất từ công cụ có thêm các trường chi tiết:

• BHXH.
• BHYT.
• BHTN.
• Thu nhập tính thuế.

Các cột này hữu ích khi kế toán muốn đối chiếu các thành phần của tổng bảo hiểm hoặc kiểm tra phần thu nhập được sử dụng để tính thuế.

Khi mở CSV bằng Excel, cần kiểm tra dấu phân cách cột và định dạng số. Tùy thiết lập máy tính, Excel có thể đọc dữ liệu khác nhau.

"In"

Bấm "In" để mở chức năng in bảng.

Trước khi in, hãy xem trước bố cục, đặc biệt khi danh sách nhân viên dài hoặc có nhiều cột.

Bản in có thể dùng cho bước đối chiếu nội bộ. Nếu đơn vị cần bảng kê trả lương chi tiết cho từng nhân viên, vẫn phải chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết theo khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14.

9. Cách làm bảng lương cho nhân viên part-time, thời vụ

Nhân viên làm bán thời gian và nhân viên thời vụ có thể có cách xác định tiền lương, nghĩa vụ bảo hiểm và khấu trừ thuế khác với lao động hưởng lương tháng thông thường.

Với nhân viên part-time, bạn cần tính tiền lương theo thời gian làm việc thực tế trước khi nhập "Lương gross".

Làm bán thời gian không đồng nghĩa với không phải đóng BHXH. Điểm l khoản 1 Điều 2 Luật BHXH số 41/2024/QH15 quy định trường hợp người làm việc không trọn thời gian thuộc diện BHXH bắt buộc khi đáp ứng điều kiện về tiền lương trong tháng. Phạm vi tham gia BHTN cần xét thêm Điều 31 Luật Việc làm số 74/2025/QH15.

Với nhân viên thời vụ, trước hết cần xem bản chất hợp đồng và thời hạn hợp đồng.

Điểm a khoản 1 Điều 2 Luật BHXH số 41/2024/QH15 quy định nhóm người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, kể cả trường hợp hợp đồng có tên gọi khác nhưng thể hiện việc làm có trả công và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.

Ngoài ra, công cụ hiện áp dụng biểu thuế lũy tiến cho mọi dòng. Công cụ không xử lý riêng trường hợp khấu trừ thuế TNCN 10% đối với hợp đồng dưới 03 tháng.

Vì vậy, không nên dùng trực tiếp kết quả thuế của bảng cho mọi trường hợp làm thời vụ, cộng tác viên hoặc nhận tiền công từng lần. Bạn cần xác định đúng quan hệ lao động, tình trạng cư trú, loại thu nhập và phương pháp khấu trừ trước khi lập bảng chi trả.

10. Những khoản bảng lương online chưa tính

Công cụ được thiết kế để tính bảng lương tháng từ các đầu vào đơn giản, không thay thế toàn bộ quy trình tiền lương của doanh nghiệp.

Các nội dung chưa được tính gồm:

Đặc biệt, khoản 2 Điều 11 Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 có quy định về giảm trừ đối với chi phí y tế, giáo dục - đào tạo theo mức do Chính phủ quy định. Không nên coi kết quả công cụ đã xử lý những khoản này khi không có cột dữ liệu tương ứng.

Với doanh nghiệp có cơ cấu lương phức tạp, cách làm phù hợp là hoàn thành bảng chấm công và bảng thu nhập chi tiết trước, sau đó mới sử dụng bảng lương tổng hợp.

Một trường hợp khác cần lưu ý là nhân viên có nhiều nguồn thu nhập hoặc phát sinh điều chỉnh thuế vào cuối năm. "Thuế TNCN" hiển thị trong bảng là kết quả tính theo dữ liệu tháng đã nhập, không phải kết quả quyết toán thuế năm của cá nhân.

11. Bảng lương được lưu ở đâu? Có phải tải về mỗi lần không?

Dữ liệu bảng lương được tự lưu trong trình duyệt trên máy bạn đang sử dụng và không gửi lên máy chủ để tính toán.

Nhờ vậy, khi quay lại bằng cùng trình duyệt và môi trường lưu trữ, bạn có thể tiếp tục làm việc với dữ liệu đã nhập.

Tuy nhiên, tự lưu trong trình duyệt không thay thế bản sao lưu của kế toán.

Dữ liệu có thể mất khi xóa dữ liệu trang web, thay trình duyệt, đổi thiết bị hoặc thay đổi môi trường lưu trữ. Với bảng lương chính thức, nên xuất Excel sau khi hoàn tất mỗi kỳ và lưu tại nơi được đơn vị phân quyền quản lý.

Bảng lương chứa thông tin thu nhập cá nhân của nhân viên. Giới hạn người có quyền xem, chỉnh sửa và chia sẻ file, nhất là khi sử dụng máy tính chung.

12. Ba việc nên đối chiếu trước khi gửi bảng lương đi thanh toán

Khi số lượng nhân viên tăng, sai sót thường không nằm ở phép cộng mà ở dữ liệu đầu vào.

Trước khi chốt bảng, có ba lượt đối chiếu cần làm.

Đối chiếu danh sách nhân viên: So sánh số dòng trong bảng với danh sách lao động có phát sinh lương. Kiểm tra người nghỉ việc, người mới vào và nhân viên trùng tên.

Đối chiếu số tiền: So sánh "Lương gross" với bảng tính lương từ ngày công và hợp đồng. Kiểm tra riêng "Lương đóng bảo hiểm" và "Người phụ thuộc".

Đối chiếu tổng thanh toán: So sánh tổng "Thực nhận" với số tiền dự kiến chuyển khoản, sau khi xử lý riêng các khoản ngoài phạm vi bảng. Đồng thời đối chiếu tổng bảo hiểm với dữ liệu tham gia bảo hiểm của đơn vị.

Không nên dùng tổng "Chi phí doanh nghiệp" làm số tiền cần chuyển trực tiếp cho nhân viên, bởi chỉ tiêu này bao gồm phần bảo hiểm do doanh nghiệp đóng.

Khi ba nhóm dữ liệu khớp nhau, bạn có thể tải file và chuyển sang bước phê duyệt bảng lương nội bộ.

Sau khi hoàn thành danh sách và đối chiếu các khoản bảo hiểm, thuế, bạn có thể bấm "Tải Excel" để lưu bảng lương tháng. Hãy giữ một bản đã kiểm tra trước khi chuyển sang bước phê duyệt và thanh toán.